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Atendimento à Fiscalização

Temas Importantes

ATENDIMENTO À FISCALIZAÇÃO E DEFESA DO CONTRIBUINTE


1. Conceito
O atendimento a fiscalização é preconizada em lei e instruída de acordo com o a sua administração e es- fera. Atualmente temos várias divisões de agentes e órgãos fiscalizadores, divididos em três esferas: Municipais, Estaduais e Federal. Além dos fiscalizadores tributários, existem os agentes de fiscalização dos órgãos de controle tais como: Vigilância Sanitária, Bombeiros, CETESB, entre outros.

2. Objetivo
O objetivo deste trabalho é fornecer aos clientes da DGA Office um roteiro básico de procedimentos quanto ao relacionamento da Empresa para com a fiscalização. É importante que os funcionários da empresa tenham conhecimento desse manual, para no caso de serem abordados por qualquer agente fiscalizador, saiba como se comportar e quais procedimentos adotar. Procuramos ainda contemplar assuntos e situações mais comuns existentes nesta área, que possam gerar dúvidas quanto a sua aplicação e interpretação. Solicitamos que observem as instruções contidas neste manual e em caso de dúvida não hesitem em nos contatar para os esclarecimentos adicionais necessários. Gostaríamos de esclarecer-lhes que a fiscalização atual, imposta pelos agentes é bastante rigorosa, não admitindo falhas, para, o que, solicitamos especial atenção na aplicação de nossas instruções.

3. Procedimentos do Contribuinte em Caso de Fiscalização
3.1. Identificação do Fiscal
Ao receber a fiscalização, é direito do Empresário exigir que o Fiscal se identifique apresentando sua carteira funcional, ou seja, o agente fiscalizador deve apresentar sua identificação ao Empresário ou ao responsável que o recebe, oficializando assim a abordagem a empresa.
3.2. O Que o Fiscal Pode Fiscalizar
O artigo 195, do CTN, autoriza os fiscais a examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos e papéis do contribuinte, com o objetivo de verificar a ocorrência do fato gerador, determinar a matéria tributável e conferir ou calcular o montante do tributo devido. O contribuinte deve manter a guarda de Livros Obrigatórios e dos documentos que lastreiam os respectivos lançamentos. Isto significa que o contribuinte está obrigado a exibir à autoridade fiscal SOMENTE os LIVROS OBRIGATÓRI- OS, constantes nas leis, regulamentos e seus respectivos documentos. Por exemplo, uma empresa comercial optante pelo lucro real, pela legislação do Imposto de Renda, é obriga- da a fornecer O Livro Diário e Diários Auxiliares, Livro Razão, Registro de Inventário, Livros de Entradas (compras), Lalur e Arquivos Magnéticos. Qualquer outro livro, planilhas, controles internos que não constem na legislação e solicitados pela fiscalização em tela são INDEVIDOS. Sendo assim devem ser apresentados apenas os livros exigidos pelo Regulamento do Imposto de Renda no caso de fiscalização efetuada através de agentes da Receita Federal. No caso de fiscalização do ICMS, os exigidos pelo Regulamento do ICMS, e fiscalização de outros fiscais como Trabalhista, INSS, Municipais, e outros, de acordo com a previsão legal concernente ao caso. Assim sendo, o fiscal não deve, não pode e não tem o direito de exigir fichas, planilhas de controles internos e outros registros não exigidos por lei. Algumas vezes o fiscal até solicita esses documentos, por isso o Empresário deve estar atento e polida- mente informar que vai verificar a situação. Nada impede que o Empresário apresente livros ou planilhas não obrigatórios, desde que façam prova a favor da empresa (e não contra). Para que isso não ocorra, o contato com a DGA Office é imprescindível. O exposto é no sentido de que o Empresário não tem obrigação por lei e NÃO DEVE apresentar outros livros, relatórios e controles que possam comprometer a empresa em uma fiscalização. Esses relatórios serão anexados como prova no processo contra a empresa, dificultando qualquer linha de defesa. O dever do fiscal é o de investigar e levantar as provas para autuar a empresa, porém ele não tem poder de polícia, ou seja, ele não pode obrigar o Empresário a entregar documentos, mas sim notificá-lo à fazer. Porém, por outro lado, a não apresentação dos livros obrigatórios acarretará em sanções por parte da fis- calização. No caso de fiscalização por agentes da Receita Federal, por exemplo, a não apresentação dos livros, ou informações exigidas e previstas em regulamento, levará ao ARBITRAMENTO do lucro da empresa (art 259, 529 e 530 RIR/99), o que significa o agente determinar por indícios quanto foi o imposto devido e não recolhido. O Empresário deve estar atento à legislação para ter ciência de quais livros são obrigatórios ou não e fazer contato imediatamente com a DGA Office para o acompanhamento e orientação.
3.2.1. Livros de Apresentação Imediata – Na Empresa
Ao receber o agente de fiscalização tributária, a empresa deve apresentar o livro de Termos e Ocorrências (Mod. 6) para que o fiscal possa anotar o início do procedimento fiscal. Caso a empresa não tenha esse livro, em função de nunca ter registrado nenhuma ocorrência, ele deve ser adquirido e colocado sempre a disposição dos fiscais. Esse livro, chamado de Modelo 6, é vendido em papelarias que fornecem material de escritório a empresas e escritórios. Outro livro que deve estar a disposição da fiscalização, é o livro de registro de empregados. Este por sua vez, pode não estar em poder da empresa visto que sempre que há movimentação de funcionários ele é utilizado pelo escritório para suas respectivas anotações. Neste caso basta informar ao agente que o livro encontra-se na DGA Office para anotações, fazendo menção que ele se dirija ao escritório, ou nos colocando em contato direto com o fiscal para maiores esclarecimentos. Demais órgãos fiscalizadores, a legislação especifica deve ser consultada para se determinar a necessidade ou não de livros e registros específicos.
3.3. Como Deve Agir o Fiscal
Os arts. 196 e 197, do Código Tributário Nacional (CTN), determinam que as diligências da fiscalização sejam feitas e documentadas por escrito. A exibição de livros, documentos, mercadorias, bens, devem sempre ser requisitas textualmente pelos agentes e documentadas nos procedimento fiscal como um todo, ou seja, o fiscal tem a obrigação de documentar suas solicitações de forma que o contribuinte tenha respaldo sobre suas ações.
3.4. Como Deve Agir o Fiscal
A empresa tem a obrigação de apresentar ao fisco apenas os documentos solicitados por escrito. Se a fiscalização for efetuada na própria empresa e a documentação solicitada permanecer no mesmo local, ou seja, o fiscal não efetuar a retirada dos mesmos, não há a necessidade de protocolização, apenas solicitar ao fiscal que assine um termo de que a documentação exigida esta a disposição dele para ser fiscalizada. Caso o fiscal solicite a retirada de tais documentos, efetuar o protocolo descriminado dos mesmos e exigir a assinatura do mesmo. Em várias situações, os fiscais são encaminhados a DGA Office para serem atendidos. Isto é um procedi- mento de praxe e bem aceito pela fiscalização. Temos salas disponíveis ao atendimento e pessoal treinado para recepcioná-los. Sendo assim, sempre cabe a sugestão ao agente que se encaminhe ao nosso escritório. A empresa não tem obrigação de entregar ao fisco qualquer documento que possa comprometê-la, mesmo quando solicitado. O objetivo da fiscalização é achar erros e falhas na documentação da empresa, para anexá-las ao processo fiscal como provas. Para que o auto de infração tenha êxito em julgamentos tanto na esfera administrativa como judicial, o fiscal deve comprovar ou demonstrar evidências concretas para autuar a empresa, caso contrário torna-se mera presunção, ou seja, um indício de sonegação.
3.5. Como Deve Agir o Fiscal
É de Extrema Relevância Que a Empresa Eleja um Único Profissional Para se Comunicar Com o Fisco. Esse profissional deve ser aquele que detém amplo conhecimento sobre os fatos e que tenha boa fluência na empresa e desenvolva um bom relacionamento com os agentes fiscalizadores. Ele deve sempre estar apoiado pelos técnicos das áreas contábeis e jurídicas para que tenha informações precisas sobre os procedimentos a serem adotados. Todo e qualquer prazo solicitado à fiscalização para a entrega dos documentos deve ser feito por escrito. O fiscal não pode se recusar em conceder tal prazo, pois não pode exigir a entrega de documentos ou outras obrigações com prazo insuficiente para o seu cumprimento. (artigo 5º e 170 da Constituição Federal de 1988), senão a empresa pode alegar cerceamento de defesa.
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